Chắn hẳn nhiều người đều nghe nói về đại lý du lịch, nhưng không quá nhiều người biết đại lý du lịch là gì? Công việc cụ thể như thế nào? Làm đại lý du lịch có cần đăng ký giấy phép không? Cùng tìm hiểu những thông tin bên dưới để trả lời những thắc mắc của bạn.
1. Đại lý du lịch là gì?
Đại lý du lịch giúp các cá nhân, nhóm và khách du lịch kinh doanh lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình du lịch của họ, từ mua gói tour đến đặt vé máy bay và khách sạn. Họ phải làm quen với quy trình và kỹ thuật của các chuyến bay và đặt phòng khách sạn để cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng của họ một cách kịp thời.
Lên kế hoạch cho một chuyến đi là một quá trình tốn thời gian và phức tạp. Đại lý du lịch đơn giản hóa quy trình này cho khách hàng của họ ngoài việc cung cấp dịch vụ tư vấn và toàn bộ các gói du lịch. Họ có thể đặt chuyến bay, du lịch trên biển, cho thuê xe hơi và khách sạn, cũng như các kỳ nghỉ và sự kiện. Đại lý phục vụ cho một nhân khẩu học rộng, phục vụ cả cá nhân và tập đoàn. Họ cũng có thể tập trung trong một phân khúc đặc biệt ; nhiều đại lý chuyên về du lịch giải trí, các chuyến đi cụ thể theo địa điểm đến Châu Âu, Châu Phi hoặc Châu Á.
2. Công việc của đại lý du lịch
Trách nhiệm chính của một đại lý du lịch là làm cho quá trình lập kế hoạch du lịch dễ dàng hơn cho khách hàng của họ và đảm bảo họ trải nghiệm chuyến đi tốt nhất có thể. Đại lý du lịch làm việc trực tiếp với du khách và trò chuyện với khách hàng để xác định điểm đến du lịch tốt nhất, sắp xếp phương tiện đi lại và chỗ ở cho các nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Họ có thể đưa ra đề xuất cho khách hàng dựa trên kinh nghiệm của họ, hoặc cung cấp các gói du lịch hoàn chỉnh từ các khu nghỉ mát hoặc tàu du lịch khác nhau. Họ thường bị giới hạn trong một ngân sách và phải được tổ chức chặt chẽ để cung cấp cho khách hàng của họ các thỏa thuận du lịch phù hợp với tài chính và những kỳ vọng về du lịch hoặc kinh doanh.
Đại lý làm việc với các hãng hàng không, tàu du lịch, khu nghỉ mát và các công ty cho thuê để đảm bảo sắp xếp chuyến đi cho khách hàng của họ. Họ nghiên cứu thông tin về kế hoạch du lịch của khách hàng và chuyển tiếp thông tin quan trọng bao gồm điều kiện thời tiết, tư vấn du lịch và các tài liệu cần thiết cho điểm đến của họ.
Đại lý du lịch làm việc quanh năm, nhưng đặc biệt bận rộn trong thời gian nghỉ hè cao điểm vào mùa hè và trong kỳ nghỉ. Trong thời gian đó, các đại lý bận rộn với các chuyến đi lập kế hoạch điện thoại và thực hiện các thay đổi hành trình vào phút cuối cho khách hàng hiện tại. Họ cũng bán các gói kỳ nghỉ từ tàu du lịch, khu nghỉ mát và các điểm đến khác.
Hầu hết các cơ quan du lịch đều chuyên về một số điểm đến và loại khách du lịch. Một số cơ quan chỉ làm việc cho khách du lịch kinh doanh và có thể có các thỏa thuận đặc biệt với một số khách sạn và hãng hàng không (ví dụ: phí đặt phòng đặc biệt), trong khi một số khác chuyên về du lịch giải trí hoặc phiêu lưu và làm việc với khách hàng đang tìm kiếm một kỳ nghỉ.
Ngoài việc đại lý du lịch liên hệ đặt phương tiện, lịch trình tour như thế nào, các đại lý du lịch cũng cần phải đặt phòng cho du khách phù hợp nhất. Không phải du khách nào cũng đặt phòng và số lượng phòng như thế. Chính vì vậy, đại lý du lịch cần đa dạng nguồn khách sạn để đáp ứng đầy đủ các lịch trình tour khác nhau.
3. Làm gì để thành lập một công ty kinh doanh đại lý du lịch
Căn cứ Điều 40 Luật Du lịch năm 2017 việc thành lập công ty đại lý lữ hành cần đảm bảo được những điều kiện sau:
Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành phải đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành ký hợp đồng đại lý với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành. Hợp đồng đại lý lữ hành phải được lập thành văn bản giữa bên giao đại lý là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành và bên nhận đại lý là cá nhân, tổ chức kinh doanh đại lý lữ hành.
Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành thông báo cho cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh thời điểm bắt đầu hoạt động kinh doanh, địa điểm kinh doanh, thông tin về doanh nghiệp giao đại lý lữ hành.
Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành không được phép tổ chức thực hiện chương trình du lịch. Đại lý du lịch phải thực hiện chương trình du lịch theo đúng nội dung và đúng giá như trong hợp đồng đại lý;
Trường hợp khách du lịch mua chương trình du lịch thông qua đại lý lữ hành thì hợp đồng lữ hành được giao kết giữa khách du lịch, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành giao cho đại lý; trong hợp đồng phải ghi tên, địa chỉ của đại lý lữ hành.
Trong nội dung hợp đồng đại lý du lịch cần có:
Tên, địa chỉ của bên giao đại lý và bên nhận đại lý;
Giá bán chương trình du lịch, chương trình du lịch được giao cho đại lý, mức hoa hồng đại lý, thời điểm thanh toán;
Quyền và trách nhiệm của các bên;
Thời hạn hiệu lực của hợp đồng đại lý.
Vì hoạt động đại lý du lịch chỉ là một khâu của hoạt động lữ hành. Các công ty kinh doanh đại lý du lịch vì thế không cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành theo quy định của Luật Du lịch. Dầu vậy, công ty kinh doanh đại lý du lịch chỉ được nhận chương trình du lịch của bên đại lý và hưởng hoa hồng mà không được tổ chức trọn gói tour du lịch cho khách hàng.